Edna Paz

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FUNCIÒN DE LA ESTACIÒN DE TRABAJO EN LA OFICINA.

FUNCIÒN  DE LA ESTACIÒN DE TRABAJO EN LA OFICINA.Funcion De La
Estacion De Trabajo

  

 

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Publicidad Marketing Comunicacién Social Locucién ProfesionalTu estaciòn, cubìculo, oficina o àrea de trabajo provee esl espacio fìsico que requieres para trabajar.  El equipo y materiales necesarios para la realizaciòn de tus tareas estàn ubicados en tu àrea de trabajo.  Aunque, la ubicaciòn y tamaño de tu àrea de trabajo puede ser determinada por la administraciòn, la organizaciòn de tu àrea de trabajo, generalmente es tu responsabilidad.  Muchas firmas utilizan muebles modulares por su diseño y flexibilidad.  Èstos permiten un àrea de trabajo diseñada para las obligaciones individuales del trabajador, utilizando componentes normales.  En algunos casos, las estaciones de trabajo pueden ser compartidas.  Sea que tu estaciòn de trabajo sea compartida o individual, debes organizarla para laborar eficientemente y sin problemas.  Una estaciòn de trabajo organizada provee el beneficio de incrementar la productividad durante todo el dìa.


"Una estaciòn de trabajo organizada provee el beneficio de incrementar la productividad durante todo el dìa".


Equipo, Material y Accesorios:  Los empleados en una oficina utilizan una variedad de equipo, suministro y accesorios diariamente en su trabajo.  Èsto ayuda a obtener un mejor rendimiento en tu trabajo.  Lo que requieras tener en tu àrea de trabajo depende del trabajo que realices.  No todos en una oficina requieren los mismos equipos o materiales para el rendimiento en sus trabajos.  Las oficinas automatizadas tienen equipos, materiales y accesorios que difieren de aquellos utilizados en las oficinas tradicionales.  Como empleado eficiente, se espera de tì el buen juicio y uso apropiado de èstos, ya que estàn bajo tu entera responsabilidad.  "Debes cuidarlos como si fuesen propios".



"Como empleado eficiente, se espera de tì el buen juicio y uso apropiado de èstos, ya que estàn bajo tu entera responsabilidad.  "Debes cuidarlos como si fuesen propios".


Utilizando Equipo de Oficina:  Los equipos de oficina son una inversiòn con los cuales se reducen costos laborales.  Puesto que, la calidad de trabajo con frecuencia depende de la condiciòn de tu equipo, deberàs hacer tu parte para mantener tu equipo en buenas condiciones.  Para obtener servicio fiable de tu equipo, debes practicar mantenimiento.  Èste involucra servicio y reemplazo de partes o piezas, mientras el equipo està funcionando apropiadamente para prevenir fallas en el equipo.  Pocas reparaciones son necesarias cuando el equipo es cuidado apropiadamene.  "Debes ayudar a reducir costos de mantenimiento, previniendo el mal uso y abuso de los equipos de la compañìa". De esta manera su vida serà màs prolongada.  

A continuaciòn tres lineamientos de mantenimiento para su equipo:

  • Conozca Su Equipo:  Aprenda a utilizarlo y cuidarlo adecuadamene.  Lea y entienda las instrucciones generales del fabricante.  Mantenga el manual o instructivo cerca de usted.
  • Inspeccione y Limpie El Equipo Regularmente:  Aprenda y practique el cuidado bàsico de rutina que requiere du equipo.  Establezca y programe una inspecciòn regular para èste (bajo aprobaciòn de su jefe inmediato).  Adhièrase a las medidas preventivas (tales como, aceites y limpiadores) recomendados por el fabricante.
  • Reporte Cualquier Problema Inmediatamente:  Cuando usted nota un problema potencial repòrtelo a su supervisor.  La mayorìa de los problemas menores pueden ser corregidos antes de convertirse en serios problemas que requieran reparaciones màs costosas, y en otros casos puede ser necesario un reemplazo.


"Debes ayudar a reducir costos de mantenimiento, previniendo el mal uso y abuso de los equipos de la compañìa".


Utilizando Material y Accesorios En La Oficina:  Un gabinete con un buen inventario en una oficina es esencial para tu productividad.  Si te quedas sin èstos en medio de una tarea importante, podràs perder un valioso tiempo de trabajo tratando de localizar el material necesario.  Corres el riespo de no completar la tarea a tiempo o tener que aceptar material de menor calidad para terminar la tarea.  Una de las mejores maneras en que los trabajadores pueden ahorrar dinero a sus compañìas es saber como utilizar los materiales apropiadamente.  

He aquì tres sugerencias que debes seguir:

  • Seleccione la calidad de los materiales de acuerdo a la naturaleza e importancia de la tarea.  Ejemplo:  Si estàs preparando una copia de borrador de una carta importante, no utilices los membretes.  Utiliza papel de menor calidad, y el membrete para la carta final.  Aprende a reconocer la calidad de materiales requerido para cada tarea.  Si no estàs seguro, verifica con tu supervisor o jefe inmediato.  Aprende a leer las etiquetas de los productos para su corrrecto uso.
  • Busca formas para conservar los materiales.  Evita el hàbito de abrir el nuevo material antes de finalizar el que està en uso.  Reutiliza los folders o carpetas, confeccionando nuevas etiquetas o labels.  Utiliza formas de rutina y sobres reusables internamente, cuando sea necesario.
  • No llenes de materiales tu àrea de trabajo.  Es un àrea de trabajo, no àrea de almacenaje o depòsito.  Verifica tu estaciòn de trabajo periòdicamente.  Si no has utilizado algùn artìculo en varios meses, quizàs debas regresarlo al gabinete de inventario.  Devuèlvelos a la persona encargada de administrar el inventario de accesorios y materiales de oficina.

"Una de las mejores maneras en que los trabajadores pueden ahorrar dinero a sus compañìas es saber como utilizar los materiales apropiadamente". 


Organizando La Estaciòn De Trabajo:  Organiza la superficie y gabetas de tu àrea de trabajo; esta pràctica aumenta tu efectividad.  No tengas algo que no utilices diariamente o frecuentemente.  Coloca tu equipo en donde te permita fàcil acceso.  Materiales, referencia de materiales y equipo de menor importancia deben ser reacomodados para proveer un àrea de trabajo màs funcional. Un àrea funcional de trabajo es la que està bien cuidada, equipada, organizada, y eficientemente administrada.


"Un àrea funcional de trabajo es la que està bien cuidada, equipada, organizada, y eficientemente administrada".


Superficie De Tu Àrea De Trabajo:  El desòrden en la superficie de tu àrea de trabajo puede causar retrasos innecesarios en la bùsqueda de objetos y documentos.  Organiza tu equipo y materiales de una manera en la cual evites hacer movimientos innecesarios.  - Mantèn limpia la superficie de la estaciòn de trabajo. -  Elimina los materiales no relacionados a la tarea que estès ejecutando en determinado momento.  Etiqueta las carpetas o folders con etiquetas descriptivas apropiadamente, y coloca los materiales que no son necesarios o proyectos, documentos, etc. en acordeones o bandejas clasificadamente.  Coloca las carpetas en tu gabeta de archivo (organizada con carpetas de archivos o pendaflex como le conocemos por el fabricante lìder en materiales de oficina).

"El desòrden en la superficie de tu àrea de trabajo puede causar retrasos innecesarios en la bùsqueda de objetos y documentos.  Mantèn limpia la superficie de la estaciòn de trabajo".


Gabetas Centrales y Laterales:  Utiliza la gabeta central de la estaciòn de trabajo para acomodar los materiales que no son necesarios en la superficie, tales como plumas, làpices, borradores, clips, grapas,tijeras, etc.  La primera gabeta lateral con frecuencia debe ser ocupada por la membreterìa y papelerìa en general.  Lo màs utilizado siempre debe ir en la parte frontal. 

Gabeta De Archivos y Bajas:  Un escritorio puede contener una gabeta de archivo o gabetas laterales adicionales.  La gabeta para archivo puede ser usada para guardar trabajo en progreso; como tambièn, para archivar carpetas que debemos utilizar frecuentemente.  Las gabetas del escritorio pueden utilizarse para guardar artìculos que utilizamos con menor frecuencia y algunos artìculos personales.

Referencias:  Èstas deben estar en un lugar fàcil de localizar en caso de necesitarlas, pero no necesariamente requieren estar ubicadas en tu escritorio.  La naturaleza de tu trabajo determinarà què referencias usaràs con màs frecuencia.  Sin embargo, deberàs tener otras fuentes de referencia disponibles en todo momento:  Un diccionario actualizado, directorio telefònico, el manual de secretarias, o cualquier otro, dependiendo de las descripciones de las funciones relacionadas a tu posiciòn laboral, etc.

"Deberàs tener otras fuentes de referencia disponibles en todo momento:  Un diccionario actualizado, directorio telefònico, el manual de secretarias, o cualquier otro, dependiendo de las descripciones de las funciones relacionadas a tu posiciòn laboral, etc.".


Ajuste De Silla:  Una silla de buena calidad es esencial en toda oficina para  comodidad de los empleados, puesto que, la mayorìa del personal permanece la mayor parte del tiempo en posiciones sedentarias.  Algunas autoridades en el tema creen que la silla es el componente màs importante en el àrea de trabajo.  La silla debe proveer sostèn que permita a los trabajadores mantener una postura apropiada mientras trabajan.  Èstas deben ser ajustables y hergonòmicas.  Cada empleado debe ajustar su silla de acuerdo a su necesidad fìsica individual requerida para la buena postura. 


"Algunas autoridades en el tema creen que la silla es el componente màs importante en el àrea de trabajo.  La silla debe proveer sostèn que permita a los trabajadores mantener una postura apropiada mientras trabajan". 


Estoy segura de que este artìculo serà de mucha utilidad para que mantengas tu estaciòn de trabajo, cubìculo u oficina de manera organizada para obtener mayor eficiencia y rapidèz en el rendimiento de tus tareas.  La organizaciòn y el orden son excelentes aliados en la administraciòn del tiempo.  Recuerda que la pràctica produce experiencia, y que la experiencia hace al maestro.  Desarraiga aquellos hàbitos que reducen tu productividad y rendimiento laboral. ¡Los buenos hàbitos se hacen costumbre, y las buenas costumbres se convierten en ley!

Y ahora que estàs àvido por conocer los màs eficaces, efectivos y pràcticos consejos que por dècadas han dado los mejores resultados en los sistemas y procedimientos en las buenas pràcticas de oficina alrededor del mundo; y que han sido adoptados por multinacionales, corporaciones, grandes y pequeñas empresas lìderes en el mercado mundial, porque ha sido comprobado... ¡Dan excelentes resultados! Te invito a que me sigas en este tour empresarial para que conozcas "La Administraciòn del Tiempo".  La administraciòn del tiempo en tus tareas laborales es esencial para tu crecimiento profesional; ademàs de ayudarte a evitar el excesivo estrès que se vive en una oficina en donde se labora bajo presiòn, con fechas lìmites, logros de objetivos; y en donde el equipo humano de trabajo con caracterìsticas personales diferentes deben interactuar en armonìa y sincronizaciòn para el cumplimiento de metas, debes desarrollar habilidades blandas, y auto-control.  ¡Nos encontramos en el pròximo artìculo de mi blog!



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