Edna Paz

hace 11 meses · 7 min. de lectura · visibility ~100 ·

chat Contactar con el autor

thumb_up Relevante message Comentar

CONSEJOS PARA LA PRÀCTICA DE LA ADMINISTRACIÒN DEL TIEMPO EN LA OFICINA.

CONSEJOS PARA LA PRÀCTICA DE LA ADMINISTRACIÒN DEL TIEMPO EN LA OFICINA.TY Tel.: +507-385-6410
rab Movil: +507-6842-4695
Voice Over E-mail: edna.pazé61@gmail.com

www.bebee.com/bee/ednapaz

Panama www.soundcloud.com/edna-paz

Publicidad Marketing Comunicacién Social Locucion Profesional

Seguramente, has escuchado infinidades de veces a muchas personas a tu alrededor decir:  "Necesito que mi dìa tenga 30 horas".  Por experiencia propia, puedo decir con certeza que en algunas ocasiones esta declaraciòn es cierta.  Pero generalmente, ¡No es asì!   "El tiempo es uno de los activos màs preciados que tenemos, y debe ser sabiamente bien utilizado".  Te invito a que me sigas en este tour empresarial para que conozcas "Consejos Para La Pràctica De La Administraciòn Del Tiempo En La Oficina".  


La administraciòn del tiempo en tus tareas laborales es esencial para tu crecimiento profesional; ademàs de ayudarte a evitar el excesivo estrès que se vive en una oficina en donde se labora bajo presiòn, con fechas lìmites, logros de objetivos; y en donde el equipo humano de trabajo con caracterìsticas personales diferentes debe interactuar en armonìa y sincronizaciòn para el cumplimiento de metas, debes desarrollar habilidades blandas, y auto-control.   La Administraciòn Del Tiempo En La Oficina es un sello indeleble en la creaciòn de tu "Marca Personal o Personal Branding", es la manera de diferenciarte del resto y conseguir mayor èxito personal y laboral.  Y para lograrlo debes trabajar dìa a dìa, pues esta es la mejor manera de demostrar quien y como eres, lo que te apasiona hacer, y la manera incomparable en la excelencia de como lo haces.  Continuemos pues, en el camino del ascenso de tu carrera profesional. 


"La Administraciòn Del Tiempo se resume asì:  Trabajo en equipo, conocimientos, experiencia, lògica, analìtica, criterio, decisiòn, positivismo, proactividad, pràctica, organizaciòn, orden, disciplina, responsabilidad, compromiso, comunicaciòn efectiva de doble vìa, practicidad, planificaciòn, aplicaciòn de sistemas, mètodos, y procedimientos eficaces y efectivos".

Edna Paz, Publicidad, Marketing, Comunicaciòn Social, Locuciòn Profesional


La Administraciòn Del Tiempo es el proceso de planificar las actividades para ganar mejor control sobre tu tiempo.  Uno de los primeros pasos en aprender como utilizarlo es conociendo y reconociendo còmo puede ser desperdiciado.  Deberàs aprender a distinguir entre "malgastar tiempo y tiempo de cumplir obligaciones".  Administrar el tiempo efectivamente es importante para el èxito de tu trabajo.   Debes aprender còmo eliminar el mal uso de èste y còmo manejar el tiempo de obligaciones eficientemente.  Analizar còmo gastas tu tiempo te ayudarà a ser màs efectivo en la administraciòn de tu trabajo.


Tiempo Desperdiciado Comùnmente:  Con frecuencia no todo el tiempo que pasamos en el trabajo es productivo.  Puedes desperdiciar el tiempo sin realizar què està sucediendo contigo.  Aquì listo las actividades comunes en las cuales se pierde el tiempo:  telèfono, interrupciones innecesarias, excesiva socializaciòn, comunicaciòn inefectiva, desorganizaciòn, falta de mètodo ordenado de trabajo, uso incorrecto del calendario o agenda laboral, falta de planificaciòn en actividades laborales, no fijar prioridades, controlar inadecuadamente grandes proyectos, falta de simplificaciòn y practicidad del trabajo.


Telèfono:  Para una persona que labora, el telèfono puede ser causa de perder o ahorrar tiempo .  Con frecuencia una llamada puede ser tiempo perdido, ya que si completamos la llamada satisfactoriamente cumpliendo con los procedimientos establecidos, estaremos haciendo un buen trabajo. De otra manera desperdiciaremos el tiempo utilizando las llamadas telefònicas con clientes, proveedores, etc. para socializar.  El telèfono tampoco debe ser utilizado para asuntos personales, a menos de que se trate de alguna emergencia, dependiendo de las polìticas empresariales y los reglamentos internos de trabajo.


Interrupciones Innecesarias:  En adiciòn al telèfono, las interrupciones pueden deberse a visitantes que llegan a la empresa o en la mayorìa de los casos por causa de supervisores.  Disminuìr las visitas puede promover la disminuciòn de interrupcionesSi tienes puerta, cièrrala.  Si tu escritorio o modular individual puede moverse de lugar, siempre y cuando sea permitido por tu supervisor, hazlo.  Asì evitaràs entretenerte viendo a todos los que pasen frente a tu puerta o àreas comunes.  Si el tipo de trabajo que realizas no requiere sillas adicionales, elimìnalas del àrea.


Excesiva Socializaciòn:  Aunque, socializar ayuda a mantener buenas relaciones laborales con tus compañeros, demasiada socializaciòn es un abuso de tu parte, y pèrdida de tiempo para la compañìa que se traduce en dinero mal invertido.  Algunos trabajadores tienen la tendencia a socializar demasiado, y debes ser sabio, evitando comprometerte en conversaciones con estos trabajadores.  Los trabajadores sociales tienen "reputaciòn de ser habladores o Rapper's Delight".  Evita cortèsmente charlas sociales durante las horas de trabajo, excusàndote y diciendo que hablaràn despuès de horas de trabajo. Si eres consistente en esta respuesta, los Rapper's Delight pronto aprenderàn que no pueden distraerte de tu trabajo tan fàcilmente.  Tampoco, sacrifiques tus breaks y almuerzos, en el tiempo establecido.


Comunicaciòn Inefectiva:  Es muy comùn para aquellos que laboran, comunicarse con otros oralmente y de manera escrita.  Debes seguir instrucciones orales y escritas de tu jefe inmediato y compañeros.  Tambièn, debes proporcionar claras instrucciones de la misma manera a otros.  Si la informaciòn proporcionada o recibida es inapropiada, incorrecta o incompleta, se puede perder mucho tiempo realizando correcciones.  En ciertas instrucciones y directrices que proporcionas, debes ser especìfico y preciso.  De la misma forma, asegùrate de comprender cualquier instrucciòn recibida.


Desorganizaciòn:  Ser desorganizado puede ser el mayor causante de la pèrdida de tiempo.  Buscar un documento, instrucciones, una fecha importante, etc.  Y saltar de una tarea a otra innecesariamente, son signos de desorganizaciòn.  Organiza tu àrea de trabajo y prepara diariamente un plan de trabajo.  Debes pensar y planificar las tareas màs complicadas antes de empezarlas.  Agrupa las tareas similares, evitando saltar de un proyecto a otro antes de finalizar la primera tarea.  No la demores intencionalmente.  Si dejas una tarea desagradable para despuès, se convierte en una crìsis potencial esperando por reventar.


Mètodo Ordenado De Trabajo:  Utilizar el tiempo eficientemente desarrolla un rendimiento ordenado en el trabajo.  Aprende a usar tu calendario o agenda como una herramienta de administraciòn, para planificar tus actividades laborales, fijar prioridades, controlar grandes proyectos y simplificar tu trabajo.  Las siguientes son sugerencias para manejar tu tiempo de trabajo màs efectivamente.

  • Usa tu calendario o agenda como herramienta de administraciòn de tu trabajo.  Èste te servirà para mantener un registro de los recordatorios y deadlines de tus tareas.  No solamente te ayudarà a organizar tu trabajo diario, sino que tambièn, te ayudarà a identificar los picos y bajadas en los perìodos de trabajo. Cuando conoces el rìtmo de los perìodos de trabajo, puedes planificar màs productivamente tu tiempo, y facilitar la carga o flujo de trabajo. Para organizar los perìodos màs altos, piensa anticipadamente para determinar què trabajos pueden ser completados antes del perìodo màs alto.  Asì te sentiràs màs despejado y sin presiones en el desempeño de tu trabajo.  Durante los perìodos bajos o màs desahogados de trabajo, puedes continuar con las tareas regulares que deben ser completadas, tambièn.
  • Planifica tus actividades laborales.  Planear diariamente tus tareas y compromisos te ayudarà a no olvidarlos.  Toma de 5 a 10 minutos temprano cada mañana o al final del dìa anterior para planificar la realizaciòn y el orden en el que debes cumplir con tus obligaciones diarias.  Prepara una lista de "Cosas Por Hacer o Things To Do", y completa las tareas de acuerdo a su orden de importancia.  Mantèn la lista accesible para que verifique y marques "Completado" en cada tarea finalizada. Las tareas incompletas deberàn postergarse para el dìa siguiente.  Ten cuidado de completar las tareas incompletas que vas dejando para dìas posteriores, ya que podrìan ser tareas que pueden realizarse por parte, pero que debes completar o quizàs las estàs dejando atràs deliberadamente.

Fijar Prioridades:  Una vez que hayas revisado las tareas diarias, planifica trabajar en aquellas de alta prioridad, primero.  Recuerda clasificar las tareas en orden de prioridad en tu lista de "Cosas Por Hacer o Things To Do".  Inicia con las màs importantes.  Determina su prioridad hacièndote las siguientes preguntas:  ¿Cuàn importante es esta tarea? ¿Existe un deadline?  ¿Quièn es responsable de completar esta tarea?  ¿Què sucederà si esta tarea no se completa a tiempo?.  Discute tus prioridades con tu supervisor para certificar y ratificar que ambos estàn de acuerdo sobre la importancia de la tarea.  Una vez que hayas fijado prioridades, termìnalas en ese orden.  Sè flexible, sin embargo, la actualizaciòn de tus prioridades segùn las circunstancias pueden cambiar.


Control De Grandes Proyectos:  Algunas veces es difìcil iniciar un gran proyecto que puede ser importante.  Las tareas pequeñas pueden ser finalizadas con facilidad, mientras que una tarea grande puede parecer muy pavorosa.  No dejes  que las grandes proyectos tomen el control sobre tì y muèvete satisfactoriamente para completar la tarea.  He aquì algunas sugerencias para el manejo de grandes proyectos.

  • Divide el gran proyecto en pequeñas tareas.
  • Determina los pasos o medidas que deben ser tomadas en cada una de las pequeñas tareas.
  • Determina los materiales y herramientas que debes utilizar.
  • Establece fechas fijas para cada secciòn de las pequeñas tareas y mantèn esos deadlines.
  • Busca maneras para mejorar tus procedimientos y simplifica el proyecto, registra tus procedimientos y cualquier sugerencia que tengas para el mejoramiento.

Simplifica Tu Trabajo:  La simplificaciòn de tu trabajo es el proceso de mejorar los procedimientos que utilizas para completar tu trabajoA veces, involucra alinear algunos pasos y eliminar otros.  Bàsicamente, es esforzarse para mejorar mètodos de trabajo, buscando la forma màs eficiente para realizar una tarea comùn o una serie de èstos.  Para cada tarea debes identificar los pasos necesarios para completarlos.  Luego eliminar cualquier paso o detalle innecesario.

A continuaciòn cuatro sugerencias que te ayudaràn a buscar formas para simplificar tu trabajo.

  • Sea consciente de combinar tareas, hacièndolo aumentarà su eficiencia.  Ejemplo:  Si tienes que entregar correspondencia en el cuarto de correspondencia y el departamento que suple ùtiles de oficina està cerca del cuarto de correspondencia, recoge los ùtiles de oficina que habìas programado hacer al dìa siguiente.
  • Lista todos los procedimientos que utilizas para completar una tarea.  Ejemplo:  Si preparas una gran cantidad de correspondencia, divide esta tarea en pequeñas tareas, listando los procedimientos importantes como imprimir las etiquetas de direcciones, pegar las etiquetas, poner la correspondencia en los sobres y llevar la correspondencia al lugar adecuado.  Entonces, si es necesario, lista los pasos en cada procedimiento importante.  "Sè consciente de cualquier secuencia de pasos que te parezcan ilògicos".  Estudia tu lista cuidadosamente para determinar si cualquier paso deberà ser combinado.
  • Determine còmo debe organizar y arreglar el equipo y ùtiles que debe utilizar para completar una tarea.  Ejemplo:  Si debes trasladarte de un lado a otro para utilizar la calculadodra varias veces durante la ejecuciòn de una tarea, puedes reorganizar la ejecuciòn de la ubicaciòn del equipo y ùtiles para proveer facilidad en el desempeño de tus funciones.

Tiempo Bàsico Para Analizar Procedimientos:  "Tu tiempo es una fuente valiosa que debe ser utilizada sabiamente".  El tiempo no puede ser reemplazado.  Ya conoces algunos procedimientos para manejar tu tiempo, como tambièn, algunas maneras màs comunes en que el tiempo puede ser desperdiciado.  Sabes ahora que puedes analizar como utilizas tu tiempo en el trabajo.  Analizar el tiempo te ayuda a determinar la efectividad en como lo utilizas.  Manteniendo una cuenta escrita de lo que haces, puedes determinar si usas o no efectivamente tu tiempo.  Con esta informaciòn puedes desarrollar un plan de acciòn para corregir o redirigir el uso de tu tiempo.


  • Mantèn Un Inventario Del Uso De Tu Tiempo:  Comienza por escribir y mantener un registro de lo que haces y cuànto tiempo utilizas.  Este registro de todas las actividades en el uso de tu tiempo diario incluyen: llamadas telefònicas, reuniones, discusiones con compañeros, etc..  Puedes escoger mantener un diario del uso de tiempo diariamente, por varios dìas o aùn, semanalmente.  Mientras màs tiempo mantengas el diario del uso de tu tiempo,màs representativamente serà como lo utilizas.
  • Analiza Còmo Utilizas Tu Tiempo:  Cuando hayas completado el inventario de tu tiempo, estàs preparado para analizar tus resultados.  Estudiando los patrones del uso de tu tiempo, puedes estar disponible para notar las àreas problemàticas y tendencias, ràpidamente.  

Sè consciente de hacerte las siguientes preguntas y utilìzalas cuando analices tu registro de uso de tiempo:

  • ¿Durante què momento en el dìa soy màs productivo?  ¿Cuàndo soy menos productivo? ¿Por què?  
  • ¿Còmo pierdo o desperdicio mi tiempo? ¿Fuè por interrupciones innecesarias causadas por visitas, socializando, crìsis, o el telèfono?  ¿Quièn y Què estuvieron involucrados en cada caso?

Desarrolle Un Plan De Acciòn:  Despuès de haber analizado còmo utilizas tu tiempo, necesitaràs determinar cuan bien las tareas finalizadas contribuyen a reunir tus metas.  Estas tareas que actualmente has completado deben corresponder a las tareas esperadas por finalizar.  Para cada actividad que hayas listado en el registro del diario del uso de tiempo, debes preguntarte si la actividad contribuyò satisfactoriamente a completar los requerimientos de tu trabajo.  Si "no", necesitas desarrollar un plan de acciòn para maximizar la efectividad en el uso de tiempo.  Utiliza las tècnicas presentadas anteriormente como base para incrementar la efectividad del uso de tu tiempo, y desarrollar un rendimiento ordenado de tu trabajo.

Con estos excelentes, pràcticos, efectivos y eficaces consejos que han sido adoptados y utilizados por las màs prestigiosas e importantes multinacionales, corporaciones, y empresas lìderes alrededor del mundo, a travès de varias dècadas; y que ademàs forman parte del material teòrico y didàctico de los mejores colegios y universidades  especializadas en comercio, no cabe duda de que son la mejor opciòn en la metodologìa de las pràcticas de oficina. "Pero, èstas por si sola no funcionan, requieren de tu decisiòn de ser mejor trabajador... mejor profesional.  Una persona con altas aspiraciones y expectativas."



thumb_up Relevante message Comentar
Comentarios

Más artículos de Edna Paz

Ver blog
hace 7 meses · 8 min. de lectura
Edna Paz
hace 11 meses · 1 min. de lectura
Edna Paz

¡COMUNÌCATE MEJOR!

El estado de ánimo es el humor o tono sentimental, ...

hace 11 meses · 2 min. de lectura
Edna Paz

¿SABES CÒMO SE GENERAN LAS MEJORES IDEAS?

¡Las mejores ideas con frecuencia vienen cuando "N ...