Asistente Administrativo y Financiero - Panama, Panamá - FUNDACIÓN AID FOR AIDS PANAMÁ

FUNDACIÓN AID FOR AIDS PANAMÁ

Empresa verificada

Panama, Panamá

hace 1 semana

Publicado por:

Lorenzo González

Reclutador de beBee

Descripción

Contrato por prestación de servicios.

WWW.AIDFORAIDSCOLOMBIA.ORG

correo zguerrero

asunto Asistente administrativa financiera panamá

Funciones

RECIBIR A LOS VISITANTES Y GUIARLOS A SUS DESTINOS CORRESPONDIENTES.
GESTIONAR TODAS LAS LLAMADAS, CORREOS ELECTRÓNICOS, CORRESPONDENCIA Y FAXES TANTO ENTRANTES COMO SALIENTES.
REDACTAR, ARCHIVAR Y REVISAR DOCUMENTOS, TALES COMO RECIBOS, REPORTES, MEMOS, HOJAS DE CÁLCULOS Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS.
ARCHIVAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS, TANTO FÍSICOS COMO DIGITALES, INCLUYENDO CORREOS ELECTRÓNICOS, RECIBOS, REPORTES Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE CADA PROYECTO.
ESCANEAR DOCUMENTOS FÍSICOS PARA RESPALDARLOS DE FORMA DIGITAL.
BRINDAR ASISTENCIA REGISTRANDO INFORMACIÓN Y REALIZANDO EL MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS.
RESPONSABLE DE ENVIAR AL COORDINADOR FINANCIERO LOS RECIBOS DE PAGO DE RENTA, SERVICIOS Y OTROS, PARA QUE SEAN PROCESADOS Y PAGADOS OPORTUNAMENTE.
COORDINAR Y AGENDAR REUNIONES DE NEGOCIOS, ENTREVISTAS, CITAS, EVENTOS CORPORATIVOS Y OTRAS ACTIVIDADES AFINES.
GESTIONAR EL CALENDARIO Y COORDINAR EL TRABAJO CON LAS REUNIONES DE NEGOCIOS.
GENERAR EL ORDEN DEL DÍA PARA LAS REUNIONES CON EL OBJETIVO DE QUE SE LLEVEN A CABO DE MANERA EFICIENTE.
RESERVAR LOS SALONES DE CONFERENCIA NECESARIOS U OTROS LOCALES.
CONFIRMAR LA RESERVA DE SALONES O LOCALES Y COORDINAR LA COMIDA, ADEMÁS DE ENCARGARSE DE LA LOGÍSTICA DEL EVENTO CORPORATIVO.
TOMAR NOTAS DURANTE LAS REUNIONES LABORALES, GENERAR UN RESUMEN Y DISTRIBUIRLO ENTRE LAS PERSONAS CORRESPONDIENTES.
ENCARGARSE DE LOS PREPARATIVOS DE VIAJE DE LOS EJECUTIVOS DE LA COMPAÑÍA U ORGANIZACIÓN.
INTERACTUAR CON BENEFICIARIOS Y TERCEROS, GESTIONAR SUS ARCHIVOS Y RESOLVER SUS RECLAMOS O ENCARGARSE DE SUS REQUERIMIENTOS DE MANERA EFICAZ.
LLEVAR A CABO SEGUIMIENTOS Y MANTENER BUENAS RELACIONES CON LOS BENEFICIARIOS Y CON TERCEROS.
REDACTAR Y ENTREGAR DOCUMENTOS A TERCEROS QUE SOLICITEN INFORMACIÓN SOBRE PROYECTOS Y REALIZAR EL DEBIDO SEGUIMIENTO.
ENCARGARSE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LA OFICINA Y RESOLVER CUALQUIER PROBLEMA O REQUERIMIENTO ADMINISTRATIVO Y/O FINANCIERO
SOLICITAR Y ACORDAR LA REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE OFICINA.
SOLICITAR NUEVOS SUMINISTROS Y HACERSE CARGO DEL INVENTARIO, REEMPLAZANDO MATERIALES Y EQUIPOS CUANDO SEA NECESARIO.
REALIZAR REPORTES DE GASTOS administrativos de la oficina compras necesarias.
ASISTIR EN LA PREPARACIÓN DE INFORMES PROGRAMADOS DE FORMA PERIÓDICA JUNTO CON LA COORDINADORA FINANCIERA.
ACTUALIZAR Y MANTENER LOS PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS DE OFICINA.
REALIZAR PEDIDOS DE MATERIAL DE OFICINA E INVESTIGAR NUEVOS ACUERDOS Y PROVEEDORES.
ACTUAR DE ENLACE CON LOS COORDINADORES DE PROGRAMAS PARA GESTIONAR SOLICITUDES.
MANEJO DE CAJA MENOR, LA CUAL SERÁ REVISADA CADA 8 DÍAS POR LA COORDINADORA FINANCIERA.
COMPRA DE TIQUETES Y HOSPEDAJES SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA FUNDACIÓN.